De grote hoeveelheid data waarover een onderneming beschikt en verdere ontwikkelingen van IT-toepassingen stimuleren verandering en innovatie in verschillende domeinen van de bedrijfsvoering. Bedrijfsvoerders doen onder andere steeds meer beroep op dynamische rapportages om data uit verschillende bronnen te combineren en zo hun beleid te versterken.

Het potentieel van deze innovaties en toepassingen is voor het audit-departement van uw bedrijf niet anders. Tijdens de uitvoering van een (interne) audit spelen BI-tools, zoals Power BI, zeker ook een rol van betekenis.

Data-analyse en Business Intelligence in audit?

Er bestaan verschillende audittypes waaronder de financiële audit, compliance audit, operationele audit en de management audit. De interne auditafdeling onderzoekt en beoordeelt de globale activiteit van de onderneming in al haar geledingen. Deze audits baseren zich zowel op kwalitatieve als kwantitatieve analyses. Gedurende deze laatste analyse maken BI-tools zoals Power BI het verschil.

Data-analyse is namelijk een proces waarbij u gegevens onderzoekt, opschoont en met de meest waardevolle informatie aan de slag gaat. Door verschillende informatiebronnen te combineren, bekomt u een brede waaier aan analysemogelijkheden die u niet enkel in staat stelt risico’s beter te identificeren maar ook bestaande controles te versterken. Meten is weten.

De link tussen internal audit en busines intelligence is hiermee makkelijk te leggen. Business Intelligence tools maken namelijk deze data-analyses mogelijk tijdens uw interne audit. Hieronder worden enkele voordelen uitgelicht van hoe Power BI toegevoegde waarde levert tijdens uw volgende interne audit.

Enkele voordelen op een rijtje

Grote datasets, geen probleem!

Circuleren er in uw bedrijf gigantische Excels die uitpuilen van data, vlookups en andere functies die het geheel complex maken en de performantie negatief beïnvloeden?

Power BI ontneemt u van deze zorgen door moeiteloos enorme datasheets in te laden, te kuisen en te combineren met andere datasets zonder bij elke transactie nodeloos te moeten wachten. Het gebruik van relaties en merges zorgt er zo bijvoorbeeld voor dat u op eenvoudige wijze uw aankooporders, ontvangstbonnen en aankoopfacturen met elkaar kan verbinden voor de 3-way matching of SoD-controle. 

Het uitvoeren van deze bewerkingen is door de uitgebreide ETL-functionaliteiten relatief eenvoudig. Daarbovenop worden de logs van elke stap van de transformaties bijgehouden waardoor u telkens op uw stappen kan terugkomen.

Analyseer tot op het bot

Power BI is dé visualisatietool bij uitstek. Ze is easy-to-use en het laat u toe dynamische en interactieve rapporten op te maken. Dit biedt voor uw interne audit tal van voordelen.

Analiseer de volledige populatie – doormiddel van krachtige visualisatiefunctionaliteiten kan u grote populaties en datasets slicen & dicen naar wens. Via analyses op de hele dataset brengt u trendlijnen maar ook uitschieters, en daarmee gepaarde risico’s, beter in kaart. Risico’s worden beter ingeschat en controles coveren de hele populatie.

Drillthrough – klik door tot de oorzaak van de uitschieters. Capteer de reden van bepaalde uitschieters en de gepaarde risico’s door verder te klikken naar de onderliggende gegevens. Stem uw controles af op deze diepgaande bevindingen.

Re-perform – dankzij de krachtige ETL- en calculatiefunctionaliteiten is Power BI geschikt om reconciliaties en herberekening uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan de reconciliatie tussen het operationele en financiële systemen. Zo controleert u op eenvoudige en transparante wijze in Power BI de volledigheid en accuraatheid van de omzetherkenning bij transfer tussen beide. Zodoende verkrijgt u meer zekerheid over uw cijfers, systemen en processen.

Auditreports: anytime, everywhere

Houd uw controlerapporten in de gaten waar en wanneer u maar wil. Dit maakt deel uit van “continuous auditing”, waar u voortdurend uw risico’s, processen en systemen monitort om zo korter op de bal te spelen.

Daarnaast is het mogelijk om specifieke dashboards op te bouwen in Power BI ter ondersteuning van het interne auditdepartement. Deze dashboards bevatten onder meer control checks en alarms indien bepaalde scenario’s en risico’s zich voordoen. Deze dashboard worden automatisch geüpdatet en kunnen met elke bevoegde persoon gedeeld worden.

Power BI in Excel als alternatief

Lijkt de stap naar Power BI te groot? Dan biedt Power BI in Excel mogelijks een tussenstap. Hiermee brengt u Power BI-datasets over naar Excel om deze nog in een meer vertrouwde omgeving te analyseren. Desondanks beschikt u wel over een selectie aan voordelen die Power BI biedt (e.g. krachtige ETL-functionaliteiten alsook de verrijkende relaties) om uw analyses uit te voeren.

Wenst u meer informatie over hoe Power BI uw interne audits versterkt? Of zoekt u andere ondersteuning tijdens uw (interne) auditactiviteiten? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.

Benoit Tack - 02 december 2021