Agile interne audit: hebt u de sprint al ingezet?

Agile (wendbaar), een ‘buzzword’ dat u waarschijnlijk niet meteen in verband brengt met interne audit? Toch is ‘agile’ een manier waarop u, als intern audit team, relevant blijft in deze snel transformerende wereld. Bovendien spoort u risico’s vroeger op en zijn uw “interne audit klanten” gelukkiger.

 

Agile wat?

Agile kent zijn oorsprong in de ontwikkeling van software aan het begin van deze eeuw. Ontwikkelteams werkten toen vooral volgens de waterval-methode waarbij een product in één keer werd opgeleverd. Doordat hier soms vele jaren overgingen, beantwoordden de opgeleverde producten vaak niet meer aan de noden van de klant. Vanuit deze frustratie werd ‘agile’ geboren, een set van technieken waarbij op een flexibele en wendbare manier tegemoet wordt gekomen aan de wensen van de klant.

Sindsdien wordt dit raamwerk toegepast in veel andere industrieën. Ook de functie van interne auditor krijgt hiermee te maken.

Focus op mensen, samenwerking & flexibiliteit

Wendbaar werken is gebaseerd op 4 waarden die voor interne audits als volgt worden vertaald:

1. Dialoog met de betrokken mensen en stakeholders om inzicht te verkrijgen boven vast houden aan rigide processen en procedures.
2. Samenwerking met de klant is belangrijker dan het mandaat dat de interne auditfunctie kreeg.
3. Flexibel inspelen op veranderingen in tegenstelling tot het nauwkeurig volgen van de vastgelegde scope en het auditplan.
4. Een relevant eindproduct dat beantwoordt aan de verwachtingen van de klant is belangrijker dan allesomvattende documentatie.

In een traditionele audit volgen de verschillende auditfases elkaar sequentieel op (planning, fieldwork, review en reporting). Dit proces neemt al gauw verschillende weken (of maanden) in beslag.

Agile auditing verdeelt het werk in verschillende, iteratieve sprints die een korte doorlooptijd hebben (meestal een tweetal weken). Na iedere sprint is er als het ware een deeloplevering, waarin de resultaten besproken worden met de auditklant.

Ziet u ook de voordelen?

U past zich aan de noden van uw onderneming aan

Door de flexibele en elastische planningscyclus prioriteert uw team audits en taken op basis van risico’s en de noden van de onderneming. In plaats van een auditplan dat voor meerdere jaren wordt opgesteld, wordt het plan continu bijgesteld aan de veranderende situatie en de op dat moment aanwezige risico’s.  

U spoort risico’s vroeger op

Data-analyse speelt een grote rol in een agile auditomgeving. Door de opvolging van risico-indicatoren en het voeren van trendanalyses reageert u als auditteam op trends als die zich manifesteren. In tegenstelling tot een traditionele audit, mitigeert u veel sneller significante risico’s. Hierdoor daalt de kans op financiële verliezen van uw onderneming.

Uw interne audit klant is gelukkiger

Door de focus op een sterke samenwerking met de klant, zijn er geen verrassingen. Tijdens een agile audit heeft u een open communicatielijn met uw klant, waardoor u op wekelijkse (of zelfs dagelijkse) basis met hem communiceert. Door deze regelmatige en transparante communicatie, komen issues vroeger aan het licht. Dit leidt bovendien tot een rapport waar uw klant écht achter staat.

A walk in the park?

Helaas, het antwoord op bovenstaande vraag is negatief. Overschakelen naar een agile mindset gaat niet in ‘één, twee, drie’. Het vergt een aanpassing van de organisatie en uw medewerkers. Deze uitdagingen moet u mogelijks overwinnen:

Beware of the dog!

In bepaalde sectoren spelen regulatoren een belangrijke rol, denk maar aan de financiële sector, de gezondheidszorg, verzekeringen…. Daarnaast wenst ook de externe auditor te kunnen steunen op de werkzaamheden van uw interne auditdepartement. Beide spelers verwachten een traditionele aanpak, die verschilt van een agile audit. U zult dus een afweging moeten maken welke processen en domeinen binnen de organisatie in aanmerking komen voor een agile aanpak.

Van het platgetreden pad af

“Maar dat hebben we hier altijd zo gedaan”, klinkt u bekend in de oren? Gewoontes zijn nu eenmaal moeilijk te doorbreken. Bovendien is de agile aanpak gestoeld op decentrale besluitvorming. Dit kan tot conflicten leiden met de traditionele beslissingsorganen. Het zal u dus enige overredingskracht kosten om het management, de raad van bestuur en het auditcomité te overtuigen. Om van agile een succes te maken, volstaat het niet dat het management agile begrijpt. Zij moeten erin uitblinken en het gedachtegoed uitdragen in de organisatie.

Stap voor stap

Bij iedere verandering in de organisatie is een leercurve te verwachten. Bij agile interne audit is dit niet anders. Uw medewerkers zullen tijd nodig hebben om zich de agile auditaanpak eigen te maken. Laat u begeleiden door experten op het domein van agile werken en geef niet te snel op! Eens het agile gedachtegoed de organisatie doordrongen heeft, geniet u van de vele voordelen die een agile aanpak u bieden. 

 

Wenst u uw onderneming te onderwerpen aan een agile interne audit? Of bent u benieuwd hoe deze principes toepasbaar zijn op uw werkwijze? Contacteer ons vrijblijvend.

 

Jolien Vromant - 16 maart 2021