De voordelen van process mining binnen interne audit

In een wereld waarin steeds meer data verzameld en opgeslagen worden, is er een grote nood aan manieren om deze data overzichtelijk en visueel weer te geven. Process mining software biedt hierbij een oplossing door aan de hand van ‘time stamps’ die in uw ERP-systeem geregistreerd worden de verschillende stappen binnen uw bedrijfsprocessen grafisch weer te geven. Het spreekt dan ook voor zich dat vele interne auditoren process mining hebben omarmd als onderdeel van de audittoolset.  

Hieronder lichten we verder toe welke voordelen het gebruik van process mining kan hebben binnen de verschillende fasen van een interne audit cyclus: 

Planning & scoping 

Process mining software biedt u de mogelijkheid om snel zicht te krijgen op de hele populatie binnen de scope van uw audit. Wilt u bijvoorbeeld een overzicht van het aantal aankooporders of het aantal verkoopfacturen en wil u hiervan een snelle classificatie over de verschillende entiteiten binnen uw onderneming? Mits de juiste filtering bieden process mining tools u de mogelijkheid om real time een zicht te krijgen op alle transacties met de door u gekozen specificaties. Net zo makkelijk kunnen deelprocessen ‘out of scope’ gehouden worden van uw analyse.   

Design & implementatie 

De meeste interne audits starten met een ‘walk-through’ test waarbij de procesverantwoordelijke de verschillende stappen van het standaardproces toelicht een de hand van een voorbeeld. Dergelijke ‘walk-through’ oefening is mogelijk niet representatief voor de hele populatie.  

Process mining tools geven U de mogelijkheid om binnen de hele populatie de meest geïdentificeerde processtromen te visualiseren. Dit stelt de interne auditor in staat om procesafwijkingen reeds te detecteren tijdens de design- & implementatietesting, daar waar dat anders pas bij de effectiviteitstesting zou gebeuren. 

Effectiviteitstesting  

De grootste voordelen van process mining tools voor de interne auditor bevinden zich in dit domein. Het testen van een (statistisch relevante) sample van transacties wordt vervangen door inzichten in de volledige populatie, al dan niet in combinatie met  gerichte sampling van transacties binnen een afwijkende processtroom. 

Ook binnen de domeinen van fraudeonderzoek of functiescheidingen (SoD) biedt process mining software voordelen. Zo is er de mogelijkheid om gericht op zoek te gaan naar deze gevallen waar bepaalde processtappen effectief zijn uitgevoerd door dezelfde persoon, in plaats van op basis van toegangsrechten te analyseren welke stappen potentieel door dezelfde persoon kunnen worden uitgevoerd. 

Rapportering 

Een beeld zegt soms meer dan duizend woorden. Process mining software kan helpen in het visueel attractief weergeven van de bevindingen van uw audit. Door afwijkingen in het proces zij-aan-zij te presenteren met het standaardproces worden complexe procesbeschrijvingen in uw interne auditrapport overbodig. 

Opvolging & monitoring 

Wilt u eenvoudig opvolgen of de actieplannen ten gevolge van een interne audit hun vruchten afwerpen? Het vergelijken van processtromen doorheen de tijd is een ander voordeel van process mining software.  

In sommige gevallen kan de process mining software zelf onderdeel uitmaken van het actieplan:  

de juiste dashboards en monitoring rapporten – die bovendien real time worden bijgewerkt – kunnen zo onderdeel worden van de set van interne controles. Zo wordt process mining niet enkel een tool voor de interne auditor, maar kan de hele onderneming de vruchten plukken van de extra inzichten in uw processtromen. 

Ondanks de vele voordelen, moet elke interne auditor er over waken de nodige voorzichtigheid aan de dag te leggen bij het gebruik van process mining tools: 

• Event logs moeten zorgvuldig worden opgebouwd en ten gronde worden gevalideerd
• Observaties aan de hand van een ruwe scan van het proces dienen correct geïnterpreteerd en waar nodig genuanceerd worden
• Scope en filtering moeten juist worden gedefinieerd om appels met appels te vergelijken en zogenaamde ‘false-positives’ te weren uit de analyse

Mits het in acht nemen van deze kanttekeningen zijn de voordelen van process mining software binnen de interne auditfunctie legio. We opereren in een context die steeds meer data-gedreven is en waarbij het mede de rol is van de interne auditor om inzichten aan te leveren met betrekking tot deze data.  

Vandaar dat wij bij vestigium sterk geloven in de toegevoegde waarde van process mining binnen interne audit. 

Aarzel niet om contact met ons op te nemen. Stuur een e-mail naar info@vestigium.be of bel ons op
+32 9 378 38 28 voor meer informatie. .

Dennis Houthoofd - 16 augustus 2020